Risicoprofiel

Nederlands Loodswezen werkt in het belang van het publiek. Door een goed opgeleide registerloods aan boord van zeeschepen verplicht te stellen (Scheepvaartverkeerswet), wordt het risico dat gepaard gaat met het afwikkelen van het scheepvaartverkeer in de Nederlandse zeehavens ingeperkt. De kwaliteit van de loods en de dienstverlening als geheel is geborgd in de Loodsenwet. Dit wettelijke kader voor de regeling van de toelating tot het beroep van loods regelt de voorwaarden voor de uitoefening van dat beroep. Middels een eedaflegging, verordeningen, nadere voorschriften en reglementen geven we invulling aan de normstelling en standaarden voor de verplichtingen van de registerloodsen bij hun beroepsuitoefening. Het wettelijk vastgelegde tuchtrecht biedt het instrumentarium om individuele leden van de beroepsgroep waar nodig te corrigeren.

De positie van de registerloods is in de Loodsenwet op een dusdanige wijze vastgesteld dat de registerloods een individuele beroepsbeoefenaar is, zelfstandig werkt en daarmee niet in dienst is noch in opdracht werkt van een entiteit die onder de verzamelnaam Loodswezen valt. Hierdoor is de aansprakelijkheid tijdens de uitoefening van het beroep van de registerloods niet van toepassing op de entiteiten van Nederlands Loodswezen.

Wijzigingen van wettelijke verplichtingen, veranderende economische omstandigheden en ladingstromen en voortschrijdende techniek, kunnen invloed hebben op het scheepvaartaanbod. En ook op de wijze waarop het Loodswezen zijn diensten op dat moment heeft ingericht. Gelet op het grote aandeel vaste kosten is het voor het Loodswezen niet goed mogelijk om snel mee te bewegen met een plots afnemende vraag. Het Loodswezen heeft immers geïnvesteerd in een infrastructuur van mensen en middelen in 4 regio’s met in totaal 6 zeehavengebieden. Deze infrastructuur is toegespitst op het 24/7 kunnen nakomen van de verplichtingen die voortkomen uit de Loodsenwet en Scheepvaartverkeerswet. Ook kan een plots sterk toenemende vraag slechts in beperkte mate worden opgevangen met de bestaande loodsenformatie. Het opleiden van een volledig bevoegde registerloods neemt namelijk vele jaren in beslag.

RISICOBEREIDHEID

Als onderdeel van het op te stellen richtinggevend kader risicomanagement is het streven om onze risicobereidheid op de belangrijkste doelen loodswezen breed in 2023 in kaart te brengen en verder te specificeren. Gelet op het wettelijk kader van de beroepsuitoefening zijn we terughoudend in het nemen van risico’s. De loodsdienstverlening is ingebed in de Scheepvaartverkeerswet en Loodsenwet. Wij kunnen het ons niet permitteren om niet aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Bij de uitoefening van het operationele proces van loodsen en beloodsen kan de impact van een incident grote gevolgen hebben. De risico’s dienen daarbij dan ook zo laag mogelijk te worden gehouden.

Risico’s per categorie

Overzicht van de gedeelde key risks

In onderstaande tabel hebben wij onze risico’s samengevat opgenomen. De risico’s worden hieronder verder uitgeschreven.

In deze paragraaf vindt u een beknopte omschrijving van de gedeelde key risks voor 2022. Daarnaast leest u wat per risico (op hoofdlijnen) de beheersingsstrategie en de interne beheersmaatregelen zijn. De strategische risico’s hebben wij hieronder uitgebreid beschreven, de toelichting op de overige risico’s houden we beperkt.

INFORMATIEHUISHOUDING EN -BEVEILIGING

RISICO

Het risico dat door een niet op orde en onvoldoende beveiligde informatiehuishouding onjuiste, ongewenste, niet gevalideerde, en/of verouderde informatie zowel intern gebruikt als extern gedeeld wordt. Waardoor op basis van deze informatie foutieve beslissingen genomen worden, kwaliteit niet geborgd is, niet voldaan wordt aan wet- en regelgeving, boetes worden opgelegd en/of reputatieschade ontstaat.

BEHEERSINGSSTRATEGIE

Nederlands Loodswezen zet hoogwaardige soft- en hardware in waarmee de loods aan boord maximaal ondersteund wordt in zijn beroepsuitoefening en optimaal informatie uitwisselt met de keten. Nederlands Loodswezen ontwikkelt en implementeert beleid en procedures voor informatiebeveiliging en -beheer om een bestendige informatiehuishouding te waarborgen.

BEHEERSMAATREGELEN

Informatiebeveiliging is onderdeel van de ICT-strategie met daarbij een voorname rol voor de Chief Information Security Officer Functionaris Gegevensbescherming en de stuurgroep informatievoorziening. In 2022 heeft de eerste uitgebreide security assessment met penetratie hacktest en social engineering onderzoek plaatsgevonden. Dit onderzoek wordt minimaal jaarlijks herhaald. Er is een proces voor het melden en registreren van IT-gerelateerde beveiligingsincidenten geïmplementeerd. Verder heeft het Loodswezen een cyber risk verzekering, die niet alleen een financiële compensatie biedt maar ook ondersteuning in het crisis management bij een cybercrime.

Ter verbetering van de informatiehuishouding zijn documenten gecategoriseerd en wordt documentmanagement verder doorontwikkeld door het invoeren van een documentmanagementsysteem. De voor de loodsen ondersteunende processen aan de wal zijn voorzien van moderne IT-middelen.

BESCHIKBAARHEID VOLDOENDE GEKWALIFICEERDE MENSEN

RISICO

Het risico dat de doelgroep van potentiële loodsen en ondersteunende medewerkers versmalt, waardoor voldoende instroom van loodsen en medewerkers in gevaar komt. Dit kan impact hebben op de continuïteit van het Loodswezen, de dienstverlening en het imago van het Loodswezen.

BEHEERSINGSSTRATEGIE

Nederlands Loodswezen positioneert zich als aantrekkelijke organisatie in de maritieme sector door het hanteren van goede arbeidsvoorwaarden, zorgen voor goede arbeidsomstandigheden en door maatschappelijk verantwoord te ondernemen. Nederlands Loodswezen is actief in arbeidsmarktcommunicatie om zo voldoende instroom te garanderen.

BEHEERSMAATREGELEN

Het organiseren van wervingscampagnes en het voeren van een actief promotiebeleid. Daarnaast onderhouden we contacten met zeevaartscholen en onderzoeken we hoe loodsenorganisaties in het buitenland hun instroom borgen. Met regelmaat voeren we medewerkers- en

loodsentevredenheidsonderzoeken uit. In ontwikkeling zijn onder andere het opstellen van duurzaam inzetbaarheids- en communicatiebeleid. Daarnaast wordt het beleid voor het maatschappelijk verantwoord ondernemen verder uitgerold. Het Instellingsbestuur van de opleiding tot registerloods (OTR:MMP) heeft voor voldoende instroom van studenten een aantal additionele maatregelen genomen door de speciaal hiervoor aangetrokken functionaris bij de Nederlandse Loodsencorporatie (NLc), de beleidsmedewerker staf en organisatie.

BETROKKENHEID BIJ EIGEN ORGANISATIE

RISICO

Het risico van afnemende betrokkenheid van de loodsen bij de besturing, besluitvorming en uitvoering van taken binnen de eigen organisatie, waardoor kwaliteit en continuïteit van de loodsdienstverlening onder druk komt te staan.

BEHEERSINGSSTRATEGIE

Nederlands Loodswezen voert een actief beleid om de betrokkenheid en participatie van loodsen op peil te houden en verder uit te bouwen. Loodsen worden gestimuleerd om naast het loodsen van schepen ook andere taken binnen de organisatie uit te voeren en zich verder te ontwikkelen.

BEHEERSMAATREGELEN

Actief beleid voeren voor de doorstroom van loodsen in nevenfuncties. Het inzetten van communicatiemiddelen om de participatie aan vergaderingen te vergroten. Verder worden er rondetafelgesprekken gehouden.

INNOVATIE

RISICO

Het risico dat niet tijdig kan worden ingespeeld op maritieme innovatieve ontwikkelingen en de mogelijke effecten daarvan op de loodsdienstverlening. Dit kan impact hebben op de continuïteit van het Loodswezen, de dienstverlening en het imago van het Loodswezen.

BEHEERSINGSSTRATEGIE

Nederlands Loodswezen is een loodsdienst die wereldwijd vooroploopt in kwaliteit en veiligheid van dienstverlening en daarvoor benodigde innovaties. Nederlands Loodswezen neemt een actieve rol in relevante ontwikkelingen binnen het maritieme domein en houdt oog voor de vertaling naar praktische bruikbaarheid. Hierbij wordt ook rekening gehouden met een zo laag mogelijke belasting van het milieu.

BEHEERSMAATREGELEN

In het jaarplan is een doelstelling geformuleerd om innovatieve projecten voor de beloodsingsvloot uit te voeren. Samen met partners nemen we aan deze innovatieve projecten deel. Met kennisinstituten zoeken we samenwerking bij de optimalisatie van het onderhoud aan vaartuigen. Daarnaast wordt voor de toekomstige vloot ingezet op de verdere ontwikkeling van schepen met een lagere belasting van het milieu. Ten behoeve hiervan zijn in de meerjarenbegroting ook extra financiële middelen opgenomen.

POLITIEKE EN BESTUURLIJKE OMGEVING

RISICO

Het risico dat binnen de politieke en bestuurlijke omgeving onvoldoende nautische kennis en begrip van het maritieme speelveld aanwezig is, waardoor beleidskeuzes worden gemaakt die onvoorziene effecten hebben op de continuïteit en kwaliteit van de organisatie en de loodsdienstverlening.

BEHEERSINGSSTRATEGIE

Nederlands Loodswezen draagt bij aan de totstandkoming van (inter)nationaal nautisch beleid en brengt het belang van het loodsen van zeeschepen bij politiek en beleidsbepalers onder de aandacht.

BEHEERSMAATREGELEN

Het voeren van een actieve dialoog met beleidsmakers en bestuurders op zowel (inter)nationaal niveau als regionaal niveau, zoals bijvoorbeeld met beleidsmakers en bestuurders van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Rijkswaterstaat, ACM en havenmeesters. Daarnaast is in 2022 gestart met een strategische netwerkanalyse. Dit loopt door in 2023.

UITVAL LOODSEN EN MEDEWERKERS

RISICO

Het risico dat op korte termijn, bijvoorbeeld vanwege een pandemie, loodsen en medewerkers uitvallen waardoor de continuïteit en kwaliteit van de loodsdienstverlening in gevaar komt.

BEHEERSINGSSTRATEGIE

Nederlands Loodswezen neemt adequaat maatregelen in geval van uitval van loodsen en medewerkers.

BEHEERSMAATREGELEN

De implementatie van een bedrijfscontinuïteitsplan en de vorming van een crisisteam, bijvoorbeeld zoals in geval van de COVID-19 pandemie. Het gebruiken maken van moderne IT hulpmiddelen, planningstools en monitorinstrumenten om de beschikbaarheid te optimaliseren en het mogelijk te maken voor medewerkers om vanaf verschillende locaties te werken. Nauw en structureel overleg met de sector en de autoriteiten om te borgen dat de loodsen hun werk zo veilig mogelijk kunnen uitvoeren.

SNEL VERANDERENDE VRAAG NAAR LOODSDIENSTEN

RISICO

Het risico van een fluctuerende vraag naar loodsdiensten, waarbij omvang en duur onvoorspelbaar zijn. Hierdoor ontstaat er significante over- óf ondercapaciteit in mensen en materieel en komt de continuïteit en kwaliteit van de loodsdienstverlening in gevaar.

BEHEERSINGSSTRATEGIE

Nederlands Loodswezen streeft naar een organisatie die adequaat kan inspelen op een snel veranderende vraag zonder het veiligheidsniveau en de kwaliteit van de dienstverlening aan te tasten.

BEHEERSMAATREGELEN

Het vergroten van de flexibele schil in inzet van mensen en materieel, meer focus op fasering van de investeringen in de vloot, alsook het ontwikkelen van een strategische personeelsplanning. Verder een beter inzicht krijgen in de vraag naar loodsdiensten door het optimaliseren van juistheid en frequentie van reizenramingen. En tot slot de samenwerking met ketenpartners in de haven optimaliseren.

Opgetreden Key-risico’s en onzekerheden

De kwetsbaarheid voor cyberaanvallen is in 2022 als risico nadrukkelijker naar voren gekomen. We hebben het informatiebeveiligingsbeleid naar een hoger niveau getild en gereed gemaakt voor ISO-certificering.

Het risico ‘uitval van loodsen en medewerkers’ in de vorm van COVID-19 is nog steeds actueel. We monitoren de ontwikkelingen en volgen de landelijke aanpak en de RIVM-richtlijnen.

Er zijn verder geen risico’s en onzekerheden opgetreden die een dusdanige impact hadden op het afgelopen boekjaar, dat wij daartoe aanpassingen moesten doen aan ons risicobeheersings- en controlesysteem. De getroffen maatregelen en acties waren afdoende om de gevolgen voor het Loodswezen te beperken.

OPERATIONELE RISICO’S

Nederlands Loodswezen heeft de risico’s van het operationele proces die de veiligheid betreffen van mens en milieu en de arbeidsomstandigheden geïnventariseerd. Ook zijn er maatregelen getroffen om de kans op een incident, ongeval en schade te verkleinen. Belangrijke instrumenten om deze operationele risico’s in kaart te brengen, zijn de kwaliteitsmanagementsystemen ISPO, ISO en ISM.

Bij operationele risico’s denken wij in eerste instantie aan risico’s op het water. De grootste operationele risico’s voor Nederlands Loodswezen zijn incidenten op het water waarbij mensen en beloodsingsmiddelen betrokken zijn. Het embarkeren en debarkeren van een loods op volle zee is een belangrijk operationeel risicomoment dat bij Nederlands Loodswezen de volledige aandacht heeft.

Wij hebben een registratiesysteem om incidenten in kaart te brengen, om hiervan te leren en maatregelen te nemen om herhaling van een incident te voorkomen. Waar nodig zijn beheersmaatregelen genomen om de incidenten te beperken. Kwalitatief hoogwaardige beloodsingsmiddelen met voldoende gekwalificeerd en getraind personeel zijn daarbij onontbeerlijk. Het Loodswezen blijft het aantal incidenten nauwlettend monitoren.

Incidenten waarbij een loods tijdens de uitoefening van zijn beroep is betrokken, beschouwen we niet als een operationele risico’s voor Nederlands Loodswezen. De registerloods is immers een zelfstandig beroepsoefenaar en is niet in dienst bij een entiteit binnen Nederlands Loodswezen of daarbuiten. Dit laat onverlet dat het varen met zeeschepen in druk bevaren vaarwateren altijd risico’s met zich meebrengt. De risicobeheersmaatregelen die hiervoor worden genomen, liggen bij de bevoegde autoriteit. Het verplicht aan boord zetten van een goed opgeleide registerloods is een maatregel om dit risico te beheersen.

FINANCIËLE RISICO’S

De belangrijkste financiële risico’s zijn het vaststellen van onjuiste tarieven, onvoldoende beschikbare financiering op lange termijn, het niet kunnen voldoen aan de financiële verplichtingen op korte termijn en fraude.

TARIEVEN

Bij de meeste diensten van Nederlands Loodswezen gaat het om gereguleerde activiteiten. De tarieven daarvoor worden vooraf telkens voor een periode van twaalf maanden vastgesteld. Dat doet de ACM voor de Nederlandse havens en de Vlaamse minister van Mobiliteit voor de Vlaamse Scheldehavens. Als er onjuiste tarieven worden vastgesteld, kan de continuïteit in gevaar komen.

Om het risico op onjuiste tarieven te verkleinen, zijn de tariefvoorstellen gebaseerd op een onderliggend wetenschappelijk model voor het ramen van het aantal reizen. Verder zijn de kosten gebaseerd op de meest recente realisatie en zijn de tariefvoorstellen door een externe accountant onderzocht op de redelijkheid van de aannames en de juistheid van de berekeningen. Belangrijke bedrijfsrisico’s zijn verzekerd en het prijsrisico op brandstoffen (behoudens biobrandstoffen) is grotendeels afgedekt.

Door ingang van de Wet actualisatie markttoezicht registerloodsen in 2022 worden de tarieven met ingang van 2023 bij een stijgend aantal reizen niet gebaseerd op de cost-plus berekening van de geraamde kosten, maar op een price-cap berekening vanuit de tarieven van het lopende jaar. Gevolg van de price-cap berekening is dat bij een stijgend aantal reizen een korting zou kunnen gelden die niet kan worden goedgemaakt door kostenreducties (in het geval price-cap lager uitkomt dan cost-plus). Omdat het Loodswezen relatief veel vaste kosten kent, die bij een stijgend aantal reizen over meer reizen kunnen worden omgeslagen en doordat de korting is gemaximeerd tot 2,5% verwacht het Loodswezen dat de effecten hiervan op de uiteindelijke resultaten beperkt zullen zijn. Binnen het tariefsysteem is de mogelijkheid een verzoek te doen om rekening te houden met bijzondere omstandigheden. In het Tariefvoorstel 2023 is van deze mogelijkheid gebruikt gemaakt en heeft de ACM er mee ingestemd om de tarieven t.o.v. de reguliere price-cap berekening extra te verhogen vanwege de hoge inflatie.

FINANCIERING

Als er op de lange termijn onvoldoende financiering beschikbaar is, zijn we niet meer in staat om de noodzakelijke investeringen in bedrijfs- en beroepsondersteunende middelen te doen. Daardoor komen de kwaliteit van en de continuïteit in de bedrijfsvoering in gevaar. Om dit risico te verkleinen, zijn de looptijden van de financiering van de schepen met een lange levensduur aangegaan voor de gehele economische levensduur van de schepen. Zodoende is gedurende de economische levensduur geen herfinanciering nodig. Ook wordt de financieringsbehoefte op lange termijn jaarlijks opnieuw beoordeeld en getoetst aan de hand van een investerings- en financieringsplan voor de lange termijn.

Gebleken is dat financiers tegenwoordig bij het verstrekken van financiering niet alleen toetsen op financiële risico’s, maar ook of investeringen die worden gefinancierd bijdragen aan verduurzaming. Dit kan mogelijk beperkingen opleveren bij het aantrekken van financiering. Bij het ontwikkelen van nieuwe vaartuigen of andere bedrijfsmiddelen houden we, binnen de eisen die we aan het gebruik van die middelen stellen, rekening met verduurzaming bij de aanschaf en exploitatie.

VERPLICHTINGEN OP KORTE TERMIJN

Wordt er niet aan de verplichtingen op korte termijn voldaan, dan heeft dit als gevolg dat de uitvoering van de bedrijfsvoering in gevaar komt. Om dit risico te verkleinen, is het lange termijn-financieringsplan gebaseerd op het dieptepunt aan liquide middelen gedurende het boekjaar. Voor de aanwezige rekeningcourantfaciliteiten is slechts een gedeeltelijke benutting meegenomen. Verder is er veel aandacht voor juiste en snelle facturering van uitgevoerde diensten, stimulering van automatische incasso en actieve opvolging van overige incasso. Het betaalverkeer is verdeeld over twee banken, waardoor er altijd een alternatief kanaal beschikbaar is om gelden te ontvangen en betalingen uit te voeren.

FRAUDE

Fraude leidt er toe dat onterecht middelen uit de organisatie worden onttrokken. Daardoor komt de continuïteit van de bedrijfsvoering in gevaar of het resultaat onder druk te staan. Belangrijke maatregelen om dit risico te verkleinen, zijn een adequate inrichting van de administratieve organisatie en toegangsbeveiliging tot geautomatiseerde systemen. Met autorisatielimieten beperken wij de risico's bij uitgaven en het aangaan van verplichtingen. Deze limieten zijn vastgelegd in het bevoegdhedenbeleid en de procuratieregeling. Ook het hanteren van het ‘three lines of defence- principe’ is een essentiële maatregel, doordat er op verschillende manieren en door verschillende personen monitoring op de processen plaatsvindt (door de 1e, 2e en 3e lijn).

Het frauderisico wordt jaarlijks beoordeeld via een frauderisico-analyse. Er zijn verzekeringen afgesloten voor het risico van fraude en cybercrime. Daardoor wordt het financiële gevolg van een eventuele fraude sterk gereduceerd.

OVERIGE FINANCIËLE RISICO’S

Nederlands Loodswezen maakt gebruik van afgeleide financiële instrumenten (derivaten) om bepaalde rente-en prijsrisico’s op brandstoffen zo veel mogelijk af te dekken. We voeren geen substantiële transacties in buitenlandse valuta uit en lopen daardoor geen valutarisico. Deze financiële instrumenten worden bij de financiële vaste activa in de jaarrekening toegelicht.

Opgetreden financiële risico’s en onzekerheden

 Er hebben zich geen financiële risico’s en onzekerheden voorgedaan die een dusdanige impact hadden op financiële positie en de resultaten over het afgelopen boekjaar, dat wij daartoe aanpassingen moesten doen aan het risicobeheersings- en controlesysteem. De getroffen maatregelen en acties waren afdoende om de gevolgen voor het Loodswezen te beperken.

FINANCIËLE VERSLAGLEGGINGSRISICO’S

Hieronder vallen risico’s die van invloed zijn op de betrouwbaarheid van de financiële verslaglegging. Zoals het niet voldoen aan de inrichtingsvoorschriften, de consistentie van de verschillende rapportages onderling en in de tijd, de (kwalitatieve) onderbouwing van balansposten en de tijdigheid waarop de verslaglegging gereed moet zijn. Om deze risico’s te verkleinen, hebben wij het risicomanagement- en controlesysteem ingericht zoals hierboven beschreven. In de toekomst worden uitgebreide en nieuwe eisen gesteld aan de duurzaamheidsverslaglegging (CSRD en ESG). In 2023 worden deze eisen en de benodigde informatie in kaart gebracht.

COMPLIANCE RISICO’S

Hieronder vallen risico’s die voortvloeien uit de verplichtingen om te voldoen wet- en regelgeving.

Bij het risicoprofiel is al aangegeven dat de Loodsenwet voor Nederlands Loodswezen een belangrijke wet is. Hierin is de borging geregeld van een doelmatige loodsdienstverlening. Hieronder vallen de beroepsuitoefening van de registerloodsen, de ondersteuning daarbij en de financiering daarvan via de tarieven. Het niet voldoen aan de bepalingen van de Loodsenwet heeft als gevolg dat de continuïteit in en de kwaliteit van de taakuitoefening, zoals genoemd in de Loodsenwet (‘licence to operate’) in gevaar komen. Om deze risico’s te verkleinen, zorgen wij ervoor dat we:

• sturen op het naleven van de verordeningen vanuit de beroepsorganisatie (NLc);

• de geaccrediteerde opleiding tot registerloods (Master in Maritime Piloting) verzorgen en dat voldoende kandidaat-studenten toegang krijgen tot de opleiding door het uitgeven van bewijzen tot deelname en het toekennen van studievergoedingen;

• juist en tijdig het Tariefvoorstel indienen en verantwoorden over de uitgevoerde taken en activiteiten aan belanghebbenden.

In 2022 hebben wij geen indicaties of bevindingen waardoor we niet compliant zijn.

Vorige Risicomanagement Volgende In control-verklaring