Nederlands Loodswezen werkt in het belang van het publiek. Door een goed opgeleide registerloods aan boord van zeeschepen verplicht te stellen (Scheepvaartverkeerswet), wordt het risico ingeperkt dat gepaard gaat met het afwikkelen van het scheepvaartverkeer in de Nederlandse zeehavens. De kwaliteit van de loods en de dienstverlening als geheel is geborgd in de Loodsenwet. Dit wettelijke kader regelt de voorwaarden voor toelating tot het beroep van loods en de uitoefening van dat beroep.
Met een eedaflegging, verordeningen, nadere voorschriften en reglementen geven we invulling aan de normstelling en standaarden voor de verplichtingen van de registerloodsen bij hun beroepsuitoefening. Het wettelijk vastgelegde tuchtrecht biedt het instrumentarium om individuele leden van de beroepsgroep waar nodig te corrigeren.
Als positie van de registerloods is in de Loodsenwet vastgelegd dat de registerloods een individuele beroepsbeoefenaar is, die zelfstandig werkt en daarmee niet in dienst is noch in opdracht werkt van een entiteit die onder het ‘begrip’ Nederlands Loodswezen valt. Hierdoor is de aansprakelijkheid tijdens de uitoefening van het beroep van de registerloods niet van toepassing op de entiteiten van Nederlands Loodswezen.
Wijzigingen van wettelijke verplichtingen, veranderende economische omstandigheden en ladingstromen en voortschrijdende techniek kunnen invloed hebben op het scheepvaartaanbod. En ook op de wijze waarop Nederlands Loodswezen zijn diensten op dat moment heeft ingericht. Gelet op het grote aandeel vaste kosten is het voor Nederlands Loodswezen niet goed mogelijk om snel mee te bewegen met een plots afnemende vraag. Het Loodswezen heeft immers geïnvesteerd in een infrastructuur van mensen en middelen in vier regio’s met in totaal zes zeehavengebieden. Deze infrastructuur is toegespitst op het 24/7 kunnen nakomen van de verplichtingen die voortkomen uit de Loodsenwet en Scheepvaartverkeerswet. Ook kan een plots sterk toenemende vraag slechts in beperkte mate worden opgevangen met de bestaande loodsenformatie. Het opleiden van een volledig bevoegde registerloods neemt namelijk vele jaren in beslag.
Risicobereidheid
We maken een inschatting van de risico’s op kans en impact zonder interne beheersmaatregelen en vervolgens zetten we deze af tegen onze risicobereidheid. Hieruit volgt een overzicht van de verschillende waarden van de risico’s. Deze waarden vormen de basis voor het bepalen van de key risks en voor het treffen van maatregelen om de risico’s te beperken. Wij zijn terughoudend in het nemen van risico’s. In 2022 specificeren wij onze risicobereidheid verder. De loodsdienstverlening is ingebed in de Scheepvaartverkeers- en Loodsenwet. Wij kunnen het ons niet permitteren om niet aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Bij de uitoefening van het operationele proces van loodsen en beloodsen kan de impact van een incident grote gevolgen hebben. De risico’s dienen daarbij dan ook zo laag mogelijk te worden gehouden.
Risico's per categorie
Risicocategorie | Beschrijving |
Strategie | Hieronder vallen risico’s die een belemmering vormen voor de realisatie van de ondernemingsstrategie en/of voor ons bestaansrecht. |
Operationeel | Hieronder vallen risico’s die de operationele activiteiten beïnvloeden. |
Financieel | Risico’s waarbij financieel verlies optreedt door de gehanteerde financiële structuur of instrumenten, of door het ontbreken van deugdelijke financiële controles. |
Compliance | Hieronder vallen risico’s die voortvloeien uit de verplichtingen om te voldoen aan wet- en regelgeving. |
Financiële verslaggeving | Hieronder vallen risico’s die van invloed zijn op de betrouwbaarheid van de financiële verslaglegging. |
In onderstaande tabel hebben wij onze risico’s samengevat opgenomen. De risico’s worden hieronder verder uitgeschreven.
Categorie | Key risk | Beheersmaatregelen |
Strategisch | Politieke en bestuurlijke omgeving | Het voeren van een actieve dialoog met beleidsmakers en bestuurders |
Informatiehuishouding en-beveiliging | Er is een IT strategie waar informatiebeveiliging een onderdeel van is. | |
Het invoeren van een document management systeem | ||
Gebruik maken van moderne IT-middelen. | ||
Beschikbaarheid voldoende gekwalificeerde mensen | Het organiseren van wervingscampagnes en het voeren van een actief promotiebeleid. | |
Het uitvoeren van medewerkers- en loodsentevredenheidsonderzoeken. | ||
Het ontwikkelen van een duurzaam inzetbaarheids-, communicatie- en MVO-beleid. | ||
Betrokkenheid loodsen bij eigen organisatie | Actief beleid voeren ten aanzien van de doorstroom van loodsen in nevenfuncties. | |
Het intern opleiden van nieuwe bestuursleden. | ||
Innovatie | Het (samen met partners) uitvoeren van innovatieve projecten met betrekking tot de beloodsingsvloot. | |
Het zoeken van samenwerking met kennisinstituten op het gebied van optimalisatie van onderhoud van vaartuigen en duurzaamheid. | ||
Uitval loodsen en medewerkers | Het implementeren van een bedrijfscontinuïteitsplan, het vormen van een crisisteam en het organiseren van overleg met de sector en autoriteiten. | |
Snel veranderende vraag naar loodsdiensten | Het vergroten van de flexibele schil in inzet van bemensing en materieel. | |
Het ontwikkelen van een strategische personeelsplanning. | ||
Beter inzicht krijgen in de vraag naar loodsdiensten | ||
Samenwerking met ketenpartners in de haven optimaliseren. | ||
Operationeel | Gronding, aanvaring en brand | Het registreren, opvolgen en leren van incidenten. |
Embarkeren en debarkeren van een loods | Kwalitatief hoogwaardige beloodsingsmiddelen. | |
Het hebben van voldoende kwalitatief en geschoold personeel. | ||
Financieel | Het vaststellen van onjuiste tarieven door de ACM | Tariefvoorstellen baseren op een wetenschappelijk model voor het ramen van het aantal reizen. |
Kosten baseren op meest recente realisatie. | ||
Tariefvoorstellen laten onderzoeken door een externe accountant op de redelijkheid van de aannames en de juistheid van de berekeningen. | ||
Verzekeren van belangrijkste risico's en afdekken prijsrisico op brandstoffen | ||
Onvoldoende financiering beschikbaar op de lange termijn | Aanpassen looptijd financiering van schepen aan economische levensduur van schepen. | |
Jaarlijks toetsen financieringsbehoefte op lange termijn. | ||
Kunnen voldoen aan verplichtingen op korte termijn | Opstellen gedegen langetermijn-financieringsplan. | |
Veel aandacht voor juiste en snelle facturatie, automatische incasso en opvolgen overige incassomaatregelen. | ||
Betalingsverkeer spreiden over twee banken. | ||
Fraude | Adequate inrichting administratieve organisatie en toegangsbeveiliging tot systemen. | |
Invullen three lines of defence-model. | ||
Jaarlijkse opstellen fraude-risico analyse. | ||
Verzekeren van risico's voortvloeiende uit fraude en cybercrime. | ||
Financiële verslaglegging | Onbetrouwbare financiële verslaglegging | Het inrichten van een risicomanagement en -controlesysteem. |
Compliance | Het niet voldoen aan wet- en regelgeving | Sturen op het naleven van de verordeningen vanuit de beroepsorganisatie (NLc). |
De geaccrediteerde opleiding tot registerloods (Master in Maritime Piloting) verzorgen en zorgen dat voldoende kandidaat-studenten toegang krijgen tot de opleiding. | ||
Juist en tijdig het Tariefvoorstel indienen en verantwoorden over de uitgevoerde taken en activiteiten aan belanghebbenden. |
Strategische risico's
In deze paragraaf vindt u een beknopte omschrijving van de gedeelde key risks voor 2021. Daarnaast leest u wat per risico op hoofdlijnen de beheersingsstrategie en de interne beheersmaatregelen zijn. De strategische risico’s hebben wij hieronder uitgebreid beschreven. De toelichting op de overige risico’s houden we beperkt.
Informatiehuishouding en -beveiliging
Risico
Het risico dat door een niet op orde en onvoldoende beveiligde informatiehuishouding onjuiste, ongewenste, niet gevalideerde, en/of verouderde informatie zowel intern gebruikt als extern gedeeld wordt. Waardoor op basis van deze informatie foutieve beslissingen genomen worden, kwaliteit niet geborgd is, niet voldaan wordt aan wet- en regelgeving, boetes worden opgelegd en/of reputatieschade ontstaat.
Beheersingsstrategie
Nederlands Loodswezen zet hoogwaardige soft- en hardware in waarmee de loods aan boord maximaal ondersteund wordt in zijn beroepsuitoefening en optimaal informatie uitwisselt met de keten. Nederlands Loodswezen ontwikkelt en implementeert beleid en procedures voor informatiebeveiliging en -beheer om een bestendige informatiehuishouding te waarborgen.
Beheersmaatregelen
Informatiebeveiliging is onderdeel van de ICT-strategie. De Chief Information Security Officer Functionaris Gegevensbescherming en de stuurgroep informatievoorziening spelen daarbij een belangrijke rol. Er is een proces geïmplementeerd voor het melden en registreren van IT-gerelateerde beveiligingsincidenten. Verder heeft het Loodswezen een cyberriskverzekering, die niet alleen een financiële compensatie biedt, maar ook ondersteuning in het crisismanagement in geval van een cybercrime.
Een van de speerpunten vanuit hr was de verdere implementatie van de AVG-wetgeving. Met de aanstelling van een functionaris gegevensbescherming hebben we hier in 2021 een mooie stap in gezet.
Nancy van der Drift, HR-manager
Ter verbetering van de informatiehuishouding zijn documenten gecategoriseerd en wordt documentmanagement verder doorontwikkeld door het invoeren van een documentmanagementsysteem. De voor de loodsen ondersteunende processen aan de wal zijn voorzien van moderne IT-middelen.
Beschikbaarheid voldoende gekwalificeerde mensen
Risico
Het risico dat de doelgroep van potentiële loodsen en ondersteunende medewerkers versmalt, waardoor voldoende instroom van loodsen en medewerkers in gevaar komt.
Beheersingsstrategie
Nederlands Loodswezen positioneert zich als aantrekkelijke organisatie in de maritieme sector door goede arbeidsvoorwaarden te hanteren en voor goede arbeidsomstandigheden te zorgen en door maatschappelijk verantwoord te ondernemen. Nederlands Loodswezen is actief in arbeidsmarktcommunicatie om voldoende instroom te garanderen.
Beheersmaatregelen
Het organiseren van wervingscampagnes en het voeren van een actief promotiebeleid. Daarnaast onderhouden we contacten met zeevaartscholen en onderzoeken we hoe loodsenorganisaties in het buitenland hun instroom borgen. Met regelmaat voeren we medewerkers- en
loodsentevredenheidsonderzoeken uit. In ontwikkeling zijn onder andere het opstellen van duurzaam inzetbaarheids- en communicatiebeleid. Daarnaast wordt het beleid voor het maatschappelijk verantwoord ondernemen verder uitgerold. Het Instellingsbestuur van de opleiding tot registerloods (OTR:MMP) heeft een aantal additionele acties uitgezet, waaronder het benoemen van een coördinator instroom.
Vanuit de werkgroep duurzaamheid groeien we steeds meer in onze adviserende en ondersteunende rol om projecten en initiatieven binnen het Loodswezen te versnellen.
Gerrit Peekstok, Voorzitter werkgroep duurzaamheid
Betrokkenheid bij eigen organisatie
Risico
Het risico van afnemende betrokkenheid van de loodsen bij de besturing, besluitvorming en uitvoering van taken binnen de eigen organisatie, waardoor kwaliteit en continuïteit van de loodsdienstverlening onder druk komt te staan.
Beheersingsstrategie
Nederlands Loodswezen voert een actief beleid om de betrokkenheid en participatie van loodsen op peil te houden en verder uit te bouwen. Loodsen worden gestimuleerd om naast het loodswerk ook andere taken binnen de organisatie uit te voeren en zich verder te ontwikkelen.
Beheersmaatregelen
Actief beleid voeren voor de doorstroom van loodsen in nevenfuncties. Het inzetten van communicatiemiddelen om de participatie aan vergaderingen te vergroten. Verder worden er rondetafelgesprekken gehouden.
Innovatie
Risico
Het risico dat niet tijdig kan worden ingespeeld op maritieme innovatieve ontwikkelingen en de mogelijke effecten daarvan op de loodsdienstverlening.
Beheersingsstrategie
Nederlands Loodswezen is een loodsdienst die wereldwijd vooroploopt in kwaliteit en veiligheid van dienstverlening en daarvoor benodigde innovaties. Nederlands Loodswezen neemt een actieve rol in relevante ontwikkelingen binnen het maritieme domein en houdt oog voor de vertaling naar praktische bruikbaarheid. Hierbij wordt ook rekening gehouden met een zo laag mogelijke belasting van het milieu.
Beheersingsmaatregelen
In het jaarplan is een doelstelling geformuleerd om innovatieve projecten voor de beloodsingsvloot uit te voeren. Samen met partners nemen we aan deze innovatieve projecten deel. Met kennisinstituten zoeken we samenwerking bij de optimalisatie van het onderhoud aan vaartuigen. Daarnaast wordt voor de toekomstige vloot ingezet op de verdere ontwikkeling van schepen met een lagere belasting van het milieu. Hiervoor zijn in de meerjarenbegroting ook extra financiële middelen opgenomen.
Politieke en bestuurlijke omgeving
Risico
Het risico dat binnen de politieke en bestuurlijke omgeving onvoldoende nautische kennis en begrip van het maritieme speelveld aanwezig is, waardoor beleidskeuzes worden gemaakt die onvoorziene effecten hebben op de continuïteit en kwaliteit van de organisatie en de loodsdienstverlening.
Beheersingsstrategie
Nederlands Loodswezen draagt bij aan de totstandkoming van (inter)nationaal nautisch beleid en brengt het belang van het loodsen van zeeschepen bij politiek en beleidsbepalers onder de aandacht.
Beheersmaatregelen
Het voeren van een actieve dialoog met beleidsmakers en bestuurders op zowel (inter)nationaal niveau als regionaal niveau, zoals bijvoorbeeld met beleidsmakers en bestuurders van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Rijkswaterstaat, ACM en havenmeesters.
Uitval loodsen en medewerkers
Risico
Het risico dat op korte termijn, bijvoorbeeld vanwege een pandemie, loodsen en medewerkers uitvallen waardoor de continuïteit en kwaliteit van de loodsdienstverlening in gevaar komt.
Beheersingsstrategie
Nederlands Loodswezen neemt adequate maatregelen in geval van uitval van loodsen en medewerkers.
Beheersmaatregelen
De implementatie van een bedrijfscontinuïteitsplan en de vorming van een crisisteam, zoals in het geval van de covidpandemie. Het gebruikmaken van moderne IT-hulpmiddelen, planningstools en monitorinstrumenten om de beschikbaarheid te optimaliseren en het voor medewerkers mogelijk te maken om vanaf verschillende locaties te werken. Nauw en structureel overleg met de sector en de autoriteiten om te borgen dat de loodsen hun werk zo veilig mogelijk kunnen uitvoeren.
Snel veranderende vraag naar loodsdiensten
Risico
Het risico van een fluctuerende vraag naar loodsdiensten, waarbij omvang en duur onvoorspelbaar zijn. Hierdoor ontstaat er significante over- óf ondercapaciteit in mensen en materieel en komt de continuïteit en kwaliteit van de loodsdienstverlening in gevaar.
Beheersingsstrategie
Nederlands Loodswezen streeft naar een organisatie die adequaat kan inspelen op een snel veranderende vraag zonder het veiligheidsniveau en de kwaliteit van de dienstverlening aan te tasten.
Beheersmaatregelen
Het vergroten van de flexibele schil in inzet van mensen en materieel, meer focus op fasering van de investeringen in de vloot, alsook het ontwikkelen van een strategische personeelsplanning. Verder een beter inzicht krijgen in de vraag naar loodsdiensten door het optimaliseren van juistheid en frequentie van reizenramingen. En tot slot de samenwerking met ketenpartners in de haven optimaliseren.
Operationele risico's
Nederlands Loodswezen heeft de risico’s van het operationele proces die de veiligheid betreffen van mens en milieu en de arbeidsomstandigheden geïnventariseerd. Ook zijn er maatregelen getroffen om de kans op een incident, ongeval en schade te verkleinen. Belangrijke instrumenten om deze operationele risico’s in kaart te brengen, zijn de kwaliteitsmanagementsystemen ISPO, ISO en ISM.
Bij operationele risico’s denken wij in eerste instantie aan risico’s op het water. De grootste operationele risico’s voor Nederlands Loodswezen zijn gronding, aanvaring en brand waarbij beloodsingsmiddelen betrokken zijn. Het embarkeren en debarkeren van een loods op volle zee is een belangrijk operationeel risico dat bij Nederlands Loodswezen de volledige aandacht heeft. Wij hebben een registratiesysteem om incidenten in kaart te brengen, om hiervan te leren en maatregelen te nemen om herhaling van een incident te voorkomen. Kwalitatief hoogwaardige beloodsingsmiddelen met voldoende gekwalificeerd en getraind personeel zijn daarbij onontbeerlijk.
Incidenten waarbij een loods tijdens de uitoefening van zijn beroep is betrokken, beschouwen we niet als operationele risico’s voor Nederlands Loodswezen. De registerloods is immers een zelfstandig beroepsoefenaar en is niet in dienst bij een entiteit binnen Nederlands Loodswezen of daarbuiten. Dit laat onverlet dat het varen met zeeschepen in druk bevaren vaarwateren altijd risico’s met zich meebrengt. De risicobeheersmaatregelen die hiervoor worden genomen, liggen bij de bevoegde autoriteit. Het verplicht aan boord zetten van een goed opgeleide registerloods is een maatregel om dit risico te beheersen.
Financiële risico's
De belangrijkste financiële risico’s zijn het vaststellen van onjuiste tarieven, onvoldoende beschikbare financiering op lange termijn, het niet kunnen voldoen aan de verplichtingen op korte termijn en fraude.
Tarieven
Bij de meeste diensten van Nederlands Loodswezen gaat het om gereguleerde activiteiten. De tarieven daarvoor worden vooraf telkens voor een periode van 12 maanden vastgesteld. Dat doet de ACM voor de Nederlandse havens en de Vlaamse minister van Mobiliteit voor de Vlaamse Scheldehavens. Als er onjuiste tarieven worden vastgesteld, kan de continuïteit in gevaar komen. Om het risico op onjuiste tarieven te verkleinen, zijn de tariefvoorstellen gebaseerd op een onderliggend wetenschappelijk model voor het ramen van het aantal reizen. Verder zijn de kosten gebaseerd op de meest recente realisatie en zijn de tariefvoorstellen door een externe accountant onderzocht op de redelijkheid van de aannames en de juistheid van de berekeningen. Belangrijke bedrijfsrisico’s zijn verzekerd en het prijsrisico op brandstoffen (behoudens biobrandstoffen) is grotendeels afgedekt.
Financiering
Als er op de lange termijn onvoldoende financiering beschikbaar is, zijn we niet meer in staat om de noodzakelijke investeringen in bedrijfs- en beroepsondersteunende middelen te doen. Daardoor komen de kwaliteit van en de continuïteit in de bedrijfsvoering in gevaar. Om dit risico te verkleinen, zijn de looptijden van de financiering van de schepen met een lange levensduur aangegaan voor de gehele economische levensduur van de schepen. Zodoende is gedurende de economische levensduur geen herfinanciering nodig. Ook is de financieringsbehoefte op lange termijn jaarlijks opnieuw beoordeeld en getoetst aan de hand van een investerings- en financieringsplan voor de lange termijn, rekening houdend met de korte termijn financieringsbehoefte.
Verplichtingen op korte termijn
Wordt er niet voldaan aan de verplichtingen op korte termijn, dan komt de uitvoering van de bedrijfsvoering in gevaar. Om dit risico te verkleinen, is het langetermijn-financieringsplan gebaseerd op het dieptepunt aan liquide middelen gedurende het boekjaar. Voor de aanwezige rekeningcourantfaciliteiten is slechts een gedeeltelijke benutting meegenomen. Verder is er veel aandacht voor juiste en snelle facturering van uitgevoerde diensten, stimulering van automatische incasso en actieve opvolging van overige incasso. Het betalingsverkeer is verdeeld over twee banken, waardoor er altijd een alternatief kanaal beschikbaar is om gelden te ontvangen en betalingen uit te voeren.
Fraude
Fraude leidt ertoe dat onterecht middelen uit de organisatie worden onttrokken. Daardoor komt de continuïteit van de bedrijfsvoering in gevaar of het resultaat onder druk te staan. Belangrijke maatregelen om dit risico te verkleinen, zijn een adequate inrichting van de administratieve organisatie en toegangsbeveiliging tot geautomatiseerde systemen. Met autorisatielimieten beperken wij de risico's bij uitgaven en het aangaan van verplichtingen. Deze limieten zijn vastgelegd in het bevoegdhedenbeleid en de procuratieregeling. Ook het hanteren van het ‘three lines of defence-principe’ is een essentiële maatregel. Het frauderisico wordt jaarlijks beoordeeld via een frauderisico-analyse. Er zijn verzekeringen afgesloten voor het risico van fraude en cybercrime. Daardoor wordt het financiële gevolg van een eventuele fraude sterk gereduceerd.
Overige financiële risico's
Nederlands Loodswezen maakt gebruik van afgeleide financiële instrumenten (derivaten) om bepaalde rente-en prijsrisico’s op brandstoffen zo veel mogelijk af te dekken. We voeren geen substantiële transacties in buitenlandse valuta uit en lopen daardoor geen valutarisico. Deze financiële instrumenten worden bij de financiële vaste activa in de jaarrekening toegelicht.
Financiële verslagleggingsrisico's
Hieronder vallen risico’s die van invloed zijn op de betrouwbaarheid van de financiële verslaglegging. Zoals het niet voldoen aan de inrichtingsvoorschriften, de consistentie van de verschillende rapportages onderling en in de tijd, de kwalitatieve onderbouwing van balansposten en de tijdigheid waarop de verslaglegging gereed moet zijn. Om deze risico’s te verkleinen, hebben wij het risicomanagement- en controlesysteem ingericht zoals hierboven beschreven.
Compliance risico's
Hieronder vallen risico’s die voortvloeien uit de verplichtingen om te voldoen aan wet- en regelgeving. Bij het risicoprofiel is al aangegeven dat de Loodsenwet voor Nederlands Loodswezen belangrijk is. Hierin is de borging geregeld van een doelmatige loodsdienstverlening. Hieronder vallen de beroepsuitoefening van de registerloodsen, de ondersteuning daarbij en de financiering daarvan via de tarieven. Het niet voldoen aan de bepalingen van de Loodsenwet brengt de continuïteit in en de kwaliteit van de taakuitoefening, zoals genoemd in de Loodsenwet (‘licence to operate’), in gevaar. Om deze risico’s te verkleinen, zorgen wij ervoor dat we
sturen op het naleven van de verordeningen vanuit de beroepsorganisatie (NLc);
de geaccrediteerde opleiding tot registerloods (Master in Maritime Piloting) verzorgen en dat voldoende kandidaat-studenten toegang krijgen tot de opleiding door het uitgeven van bewijzen tot deelname en het toekennen van studievergoedingen;
juist en tijdig het Tariefvoorstel indienen en aan belanghebbenden verantwoorden over de uitgevoerde taken en activiteiten.
Opgetreden risico's en onzekerheden
Geen van de bovengenoemde risico’s heeft zich in 2021 op zo’n manier voorgedaan dat het voortbestaan van het Loodswezen als geheel in gevaar is geweest.
