In deze paragraaf van het publiek jaarverslag 2019 geven we vanuit het perspectief van Nederlands Loodswezen inzicht in het risicomanagement- en controlesysteem op dit moment. Daarnaast gaan we in op de te nemen stappen in de komende periode.

Beschrijving risicomanagement- en controlesysteem

In het ‘Gemeenschappelijk normenkader voor financieel beheer, verantwoording en intern toezicht’ en de handreiking ‘Sturing Semipublieke Sector’ is een aantal uitgangspunten opgenomen. Deze vormen de basis voor de inrichting van ons risicomanagement- en controlesysteem. In dit publieke jaarverslag wordt, conform afspraak met het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, ingegaan op de vraag of en hoe de key risks zich in 2019 hebben voorgedaan en op welke wijze Nederlands Loodswezen hierop heeft gereageerd. In het boekjaar 2020 wordt de reikwijdte van het risicomanagementsysteem verder uitgebreid.

Nederlands Loodswezen is blootgesteld aan strategische, operationele, financiële, verslagleggings- en compliancerisico’s. Om meer grip op en inzicht te krijgen in deze risico’s en deze beter te beheersen, zijn we in 2018 gestart met de implementatie van een risicomanagementsysteem. Hierbij sluiten we waar mogelijk aan op het gedachtegoed van The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO).

De implementatie van het risicomanagementsysteem duurt naar verwachting enkele jaren. Voor 2019 beperken we ons tot de gedeelde key risks. Dit zijn risico’s die van toepassing zijn op meerdere entiteiten dan wel zodanige impact op één entiteit hebben, dat de organisatie als geheel wordt geraakt in de realisatie van de strategische en langetermijndoelstellingen. Het doel van het (aanvullende) controlesysteem is onder andere om vast te stellen in hoeverre de beheersmaatregelen die wij nemen om de risico’s te beperken ook daadwerkelijk effectief zijn. Wij merken op dat de key risks van de Nederlandse Loodsencorporatie ultimo 2019 nog niet in een risicoregister geformaliseerd waren, maar dat hieraan in 2020 verder vorm is gegeven.

In het vervolg van dit hoofdstuk lichten we een aantal pijlers van ons risicomanagement- en controlesysteem toe.

Risico governance

Uitgangspunt bij de inrichting van de risico governance is het ‘three lines of defence’-model. In dit model zijn de proceseigenaren, de eerste lijn, verantwoordelijk voor het opzetten en uitvoeren van de eigen processen. Proces-eigenaren identificeren hun risico’s, rapporteren en beoordelen deze risico’s en zetten ze af tegen de vastgestelde risicobereidheid. De tweede lijn ondersteunt de proceseigenaren; deze medewerkers stellen de kaders, geven advies en monitoren of de eerste lijn daadwerkelijk verantwoordelijkheid neemt. De tweede lijn monitort ook of Nederlands Loodswezen voldoet aan wet- en regelgeving en intern beleid met betrekking tot kwaliteit en veiligheid. De derde lijn (de interne auditfunctie) voert audits uit op het risicomanagementsysteem.

De interne auditfunctie bevindt zich in een opzetfase. Mede om die reden is de scope voor het boekjaar 2019 beperkt. In september 2019 zijn de auditcharter en de auditopdrachten voor de diverse entiteiten vastgesteld. In het vierde kwartaal van 2019 heeft de interne auditfunctie zich gericht op de processen loodsgeldfacturatie en salariskosten. Daarnaast is de interne auditfunctie betrokken geweest als adviseur bij de opzet van het risicomanagementsysteem.

Het bestuur van de afzonderlijke entiteiten is verantwoordelijk voor het risicomanagement van de eigen entiteit. De entiteiten prioriteren gezamenlijk jaarlijks de gedeelde keyrisks voor het gehele Nederlands Loodswezen. De Raad van Commissarissen houdt vanuit zijn toezichthoudende rol toezicht op het risicomanagement- en controlesysteem.

Planning- en controlcyclus

In de paragraaf Missie, visie en strategie zijn de doelstellingen van Nederlands Loodswezen geformuleerd. Hiervoor worden in de jaarlijkse begrotingen van de diverse entiteiten activiteiten, investeringen en projecten met bijbehorende budgetten opgenomen. De begroting wordt opgesteld door het bestuur van een enkele afzonderlijke entiteit en wordt door de ledenvergadering of vergadering van vennoten vastgesteld. De voortgang van de activiteiten en projecten wordt gedurende het jaar onder meer door kwartaal- en maandrapportages gemonitord.

De kwartaalrapportages bevatten de relevante recente ontwikkelingen en risico’s, operationele highlights per regio, aantal geloodste scheepsreizen, financiële kerncijfers, KPI’s en uitvoering van grote projecten en investeringen. De raad van commissarissen bespreekt, vanuit zijn toezichthoudende rol, de prestaties vier keer per jaar met het bestuur van de desbetreffende entiteit.

Naast de interne kwartaal- en maandrapportages wordt in het kader van het toezichtmodel jaarlijks verantwoording aan de ACM afgelegd. Dat gebeurt via het opstellen van een kwaliteitsverantwoording en een financiële verantwoording.

Voor het signaleren van financiële risico’s en het voorspellen van onze financieringsbehoefte, hanteren wij onder andere een meerjarenbegroting en financieringsplan voor de middellange termijn.

Beleid en richtlijnen

Door middel van autorisatielimieten, vastgelegd in het bevoegdhedenbeleid en de procuratieregeling, beperken wij risico's bij het aangaan van uitgaven en verplichtingen. Daarnaast hebben wij onder meer beleid en richtlijnen voor verslaglegging, het financiële beheer en het beheer en de beveiliging van geautomatiseerde systemen.

Normen, waarden en cultuur

De normen, waarden en cultuur zoals deze in de missie, visie en strategie van Nederlands Loodswezen is beschreven, staan beschreven in het onderdeel Kernwaarden. Uit onze gedragscode, kernwaarden, klokkenluidersregeling en alcohol- en drugsbeleid blijkt duidelijk wat wij belangrijk vinden in het zakelijke en maatschappelijke verkeer. Bewustzijn, toepassing en naleving van de gedragscode en bijbehorende kernwaarden dragen bij aan het voorkomen van integriteitsrisico’s. Voor nieuwe medewerkers geldt dat een toelichting op onze gedragsregels deel uitmaakt van het inwerkprogramma. Aspecten als cultuur, werkdruk en bekendheid met de bedrijfscode komen ook terug in het medewerkerstevredenheidsonderzoek.

Voor de registerloodsen is de Beroepsuitoefeningverordening registerloodsen van toepassing. Hierin committeert de registerloods zich te gedragen naar de bestaande regels, verordeningen en nadere voorschriften betreffende de beroepsuitoefening als registerloods en geeft hij aan dat hij/zij zal handelen zoals van een goede registerloods verwacht mag worden.

Kwaliteitsmanagementsystemen

De vier regio’s voldoen aan de Internationale Standard for Pilot Organisations. Dit is een kwaliteitsmanagementsysteem van, voor en door loodsen (zie www.ispo-standard.com) en de loodsenorganisaties. Het ondersteunende bedrijf Nederlands Loodswezen B.V. voldoet aan de ISO 9001-2018-norm. Door deze ISO-certificering laten wij zien dat wij voldoen aan de internationale eisen op het gebied van kwaliteitsmanagement (KMS), gericht op het continu verbeteren van processen en het managen van bedrijfsrisico's. Daarnaast voldoet Nederlands Loodswezen BV aan de ISM-code. Dit is een internationale managementcode voor de veilige exploitatie van schepen en voorkoming van verontreiniging. Deze drie kwaliteitsmanagementsystemen worden door een onafhankelijke partij getoetst (Lloyd’s Register).