In deze paragraaf bieden we inzicht in het risicomanagement- en controlesysteem in 2021, vanuit het perspectief van Nederlands Loodswezen.
Beschrijving risicomanagement- en controlesysteem
Het ‘Gemeenschappelijk normenkader voor financieel beheer, verantwoording en intern toezicht’ en de handreiking ‘Sturing Semipublieke Sector’ vormen de basis voor ons risicomanagement- en controlesysteem. In dit publiek jaarverslag geven we inzicht in de stand van zaken van het risicomanagement- en controlesysteem en de uitkomsten daarvan in het boekjaar 2021.
Nederlands Loodswezen is blootgesteld aan strategische, operationele, financiële, verslagleggings- en compliance risico’s. Ter beheersing hiervan gebruiken wij een risicomanagement- en controlesysteem dat aansluit op het gedachtegoed van The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO).
Ons risicomanagementsysteem kent een beperkte scope. Voor het publiek jaarverslag 2021 beperken we ons voor de strategische risico’s tot de gedeelde key risks. Dit zijn risico’s die van toepassing zijn op meerdere entiteiten binnen het Loodswezen. Of ze hebben een zodanige impact op één entiteit dat het de hele organisatie raakt in de realisatie van de strategische en langetermijndoelstellingen. In 2021 hebben de entiteiten het risicoregister geactualiseerd. In het risicoregister zijn de key risks en de daarbij horende risicobeheersmaatregelen benoemd. Of deze beheersmaatregelen aanwezig zijn en voldoende effectief werken, wordt jaarlijks beoordeeld. Het is de ambitie van het Loodswezen om in 2022 het risicomanagementsysteem verder te ontwikkelen.
Het doel van het controlesysteem is onder andere vast te stellen hoe effectief onze risicobeperkende beheersmaatregelen daadwerkelijk zijn. In dit hoofdstuk lichten we een aantal pijlers toe van ons risicomanagement- en controlesysteem.
Risicogovernance
Uitgangspunt bij de inrichting van de risicogovernance is het ‘three lines of defence-model’. Proceseigenaren (de eerste lijn) identificeren hun risico’s, rapporteren en beoordelen deze risico’s en zetten ze af tegen de vast te stellen risicobereidheid.
De tweede lijn stelt de kaders, geeft advies, monitort en zorgt ervoor dat Nederlands Loodswezen voldoet aan wet- en regelgeving en intern beleid. In 2021 is het proces voor het monitoren verder geoptimaliseerd, onder andere voor de processen Loodsgeldfacturatie en -inning, handmatige boekingen, salarissen en declaraties.
De derde lijn (de interne auditfunctie) voert operational audits uit, gericht op diverse processen, waarbij de effectiviteit van het risicomanagementsysteem getoetst wordt.
Voor het jaar 2021 heeft de interne auditfunctie de auditcharter en de auditopdrachten voor de diverse entiteiten vastgesteld en uitgevoerd. In 2021 zijn audits uitgevoerd op de processen inning en facturatie loodsgeld van de regio’s Rotterdam-Rijnmond en Noord, frequentiekorting Rotterdam-Rijnmond en Amsterdam-IJmond, de informatiebeveiliging, handmatige journaalposten, declaraties en inkopen.
Planning- en controlcyclus
Om de doelstellingen van Nederlands Loodswezen te behalen, nemen de diverse entiteiten in de jaarlijkse begrotingen de benodigde investeringen, activiteiten en projecten op met bijbehorende budgetten. Het bestuur van een afzonderlijke entiteit stelt de begroting op en de ledenvergadering of vergadering van vennoten stelt deze vast. De voortgang van de activiteiten en projecten wordt gedurende het jaar gemonitord, onder meer door kwartaal- en maandrapportages.
Voor het signaleren van financiële risico’s en het voorspellen van onze financieringsbehoefte hanteren wij een meerjarenbegroting en een financieringsplan voor de middellange termijn. We leggen verantwoording af over de resultaten en het gevoerde beleid in de jaarverslagen. Daarnaast stellen we jaarlijks een kwaliteits- en financiële verantwoording op.
Normen, waarden en cultuur
De normen, waarden en cultuur zoals beschreven in de missie, visie en strategie van Nederlands Loodswezen vindt u in de subparagraaf Kernwaarden. Met onze gedragscode, kernwaarden, klokkenluidersregeling, alcohol- en drugsbeleid en ons beleid voor maatschappelijk verantwoord ondernemen laten we zien wat wij belangrijk vinden in het zakelijke en maatschappelijke verkeer.
Bewustzijn, toepassing en naleving van de gedragscode en bijbehorende kernwaarden dragen bij aan het voorkomen van integriteitsrisico’s. Alle nieuwe medewerkers krijgen tijdens hun inwerkprogramma een toelichting op onze gedragsregels. Aspecten als cultuur, werkdruk en bekendheid met de bedrijfscode komen ook terug in het medewerkerstevredenheidsonderzoek.
Voor de registerloodsen is de Beroepsuitoefeningverordening registerloodsen van toepassing. Hierin committeert de registerloods zich in zijn beroepsuitoefening te gedragen naar de bestaande regels, verordeningen en voorschriften. Ook geeft hij aan dat hij zal handelen zoals van een goed registerloods verwacht mag worden.
Kwaliteitsmanagementsystemen
De vier regio’s voldoen aan de Internationale Standard for Pilot Organisations. Dit is een internationaal kwaliteitsmanagementsysteem van, voor en door loodsen (zie www.ISPO-pilots.com) en de loodsenorganisaties. Het ondersteunende bedrijf Nederlands Loodswezen B.V. voldoet aan de ISO 9001-2015-norm. Door deze ISO-certificering laten wij zien dat we voldoen aan de internationale eisen op het gebied van kwaliteitsmanagement (KMS) en dat wij continu gericht zijn op het verbeteren van processen en het managen van bedrijfsrisico's. Daarnaast voldoet Nederlands Loodswezen B.V. aan de ISM-code. Dit is een internationale managementcode voor de veilige exploitatie van schepen en voorkoming van verontreiniging. Deze drie kwaliteitsmanagementsystemen worden door een onafhankelijke partij (Lloyd’s Register) getoetst.