In deze paragraaf bieden we u inzicht in het risicomanagement- en controlesysteem in 2020, vanuit het perspectief van Nederlands Loodswezen. Daarnaast gaan we in op de te nemen stappen in de daaropvolgende periode.

Beschrijving risicomanagement- en controlesysteem

Het ‘Gemeenschappelijk normenkader voor financieel beheer, verantwoording en intern toezicht’ en de handreiking ‘Sturing Semipublieke Sector’ vormen de basis voor ons risicomanagement- en controlesysteem. In dit publiek jaarverslag gaan we, in op de vraag of en hoe de key risks zich in 2020 hebben voorgedaan en op welke wijze Nederlands Loodswezen hierop heeft gereageerd. In het boekjaar 2021 wordt de reikwijdte van het risicomanagementsysteem verder uitgebreid.

Nederlands Loodswezen is blootgesteld aan strategische, operationele, financiële, verslagleggings- en compliance risico’s. Om meer inzicht in deze risico’s te krijgen en deze beter te beheersen, zijn we in 2018 gestart met de implementatie van een risicomanagementsysteem. Hierbij sluiten we aan op het gedachtegoed van The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO).

De implementatie van het risicomanagementsysteem is in ontwikkeling. Voor het publiek jaarverslag 2020 beperken we ons tot de gedeelde key risks. Dit zijn risico’s die van toepassing zijn op meerdere entiteiten. Of ze hebben een zodanige impact op één entiteit, dat het de hele organisatie raakt in de realisatie van de strategische en langetermijndoelstellingen.

Het doel van het (aanvullende) controlesysteem is onder andere vast te stellen in hoeverre onze risicobeperkende beheersmaatregelen daadwerkelijk effectief zijn. De genoemde entiteiten hebben in 2020 een risicoregister opgesteld waarin de key risks en de daarbij horende risicobeheersmaatregelen zijn benoemd en waarvan opzet en bestaan zijn vastgesteld. Of deze benoemde beheersmaatregelen voldoende effectief werken, wordt de komende jaren verder beoordeeld.

In dit hoofdstuk lichten we een aantal pijlers van ons risicomanagement- en controlesysteem toe.

Risicogovernance

Uitgangspunt bij de inrichting van de risicogovernance is het ‘three lines of defence-model’. In dit model zijn de proceseigenaren (de eerste lijn) verantwoordelijk voor het opzetten en uitvoeren van de eigen processen. Proceseigenaren identificeren hun risico’s, rapporteren en beoordelen deze risico’s en zetten ze af tegen de vastgestelde risicobereidheid. De tweede lijn ondersteunt de proceseigenaren. Deze medewerkers stellen de kaders, geven advies en monitoren of de eerste lijn daadwerkelijk verantwoordelijkheid neemt. De tweede lijn monitort ook of het Nederlands Loodswezen voldoet aan wet- en regelgeving en intern beleid betreffende kwaliteit en veiligheid. De derde lijn (de interne auditfunctie) voert audits uit op het risicomanagementsysteem.

Voor het jaar 2020 zijn de auditcharter en de auditopdrachten voor de diverse entiteiten vastgesteld. In 2020 heeft de interne auditfunctie zich gericht op het proces inning en facturatie loodsgeld van de Scheldevaart, het proces frequentiekorting Rotterdam-Rijnmond en het proces betalen. En bovendien nog een deel van het proces salarissen (inhuur van personeel, in- en uitdiensttreding, opleidingen, ziekteverzuim, werkkostenregeling en uitvoering pensioenverplichting). Daarnaast is de interne auditfunctie als adviseur betrokken geweest bij de verdere ontwikkeling van het risicomanagementsysteem. Ook heeft er een audit plaatsgevonden op opzet en bestaan van dit systeem voor alle entiteiten.

Het bestuur van de afzonderlijke entiteiten is verantwoordelijk voor het risicomanagement van de eigen entiteit. Gezamenlijk prioriteren de entiteiten jaarlijks de gedeelde key risks voor het gehele Nederlands Loodswezen. De Raad van Commissarissen houdt vanuit zijn rol toezicht op het risicomanagement- en controlesysteem van Nederlands Loodswezen B.V.

Planning- en controlcyclus

Om de doelstellingen van Nederlands Loodswezen (Zie Missie, Visie en Strategie) te behalen, nemen de diverse entiteiten in de jaarlijkse begrotingen de benodigde investeringen, activiteiten en projecten met bijbehorende budgetten op. Het bestuur van een afzonderlijke entiteit stelt de begroting op en de ledenvergadering of vergadering van vennoten stelt deze vast. De voortgang van de activiteiten en projecten wordt gedurende het jaar gemonitord, onder meer door kwartaal- en maandrapportages.

De kwartaalrapportages bevatten de relevante recente ontwikkelingen en risico’s, operationele highlights per regio. Daarnaast zijn de resultaten terug te vinden: het aantal geloodste scheepsreizen, de financiële kerncijfers en KPI’s en de uitvoering van grote projecten en investeringen. De Raad van Commissarissen bespreekt, vanuit zijn toezichthoudende rol, de prestaties vier keer per jaar met de directie van Nederlands Loodswezen B.V. Daarbij kan de raad ook gevraagd en ongevraagd advies geven aan de andere entiteiten.

Naast de interne kwartaal- en maandrapportages stellen we een kwaliteitsverantwoording en een financiële verantwoording op. Hiermee leggen we jaarlijks verantwoording af aan de ACM . Voor het signaleren van financiële risico’s en het voorspellen van onze financieringsbehoefte hanteren wij een meerjarenbegroting en een financieringsplan voor de middellange termijn.

Beleid en richtlijnen

Met autorisatielimieten beperken wij de risico's bij uitgaven en het aangaan van verplichtingen. Deze limieten zijn vastgelegd in het bevoegdhedenbeleid en de procuratieregeling. Daarnaast hebben wij beleid en richtlijnen voor verslaglegging, het financiële beheer en het beheer en de beveiliging van geautomatiseerde systemen.

Normen, waarden en cultuur

De normen, waarden en cultuur zoals beschreven in de Missie, Visie en Strategie van Nederlands Loodswezen vindt u in de subparagraaf Kernwaarden . Met onze gedragscode, kernwaarden, klokkenluidersregeling en ons alcohol- en drugsbeleid laten we zien wat wij belangrijk vinden in het zakelijke en maatschappelijke verkeer.

Bewustzijn, toepassing en naleving van de gedragscode en bijbehorende kernwaarden dragen bij aan het voorkomen van integriteitsrisico’s. Alle nieuwe medewerkers krijgen tijdens hun inwerkprogramma een toelichting op onze gedragsregels. Aspecten als cultuur, werkdruk en bekendheid met de bedrijfscode komen ook terug in het medewerkerstevredenheidsonderzoek.

Voor de registerloodsen is de Beroepsuitoefeningverordening registerloodsen van toepassing. Hierin committeert de registerloods zich in zijn beroepsuitoefening te gedragen naar de bestaande regels, verordeningen en voorschriften. Ook geeft hij aan dat hij zal handelen zoals van een goed registerloods verwacht mag worden.

Kwaliteitsmanagementsystemen

De vier regio’s voldoen aan de Internationale Standard for Pilot Organisations. Dit is een kwaliteitsmanagementsysteem van, voor en door loodsen (zie www.ISPO-pilots.com) en de loodsenorganisaties. Het ondersteunende bedrijf Nederlands Loodswezen B.V. voldoet aan de ISO 9001-2018-norm. Door deze ISO-certificering laten wij zien dat we voldoen aan de internationale eisen op het gebied van kwaliteitsmanagement (KMS) en continu gericht zijn op het verbeteren van processen en het managen van bedrijfsrisico's. Daarnaast voldoet Nederlands Loodswezen B.V. aan de ISM-code. Dit is een internationale managementcode voor de veilige exploitatie van schepen en voorkoming van verontreiniging. Deze drie kwaliteitsmanagementsystemen worden door een onafhankelijke partij getoetst (Lloyd’s Register).  

Foto: Harry Tabak