In deze paragraaf bieden we u inzicht in het risicomanagement- en controlesysteem in 2022, vanuit het perspectief van Nederlands Loodswezen.
BESCHRIJVING RISICOMANAGEMENT- EN CONTROLESYSTEEM
Het ‘Gemeenschappelijk normenkader voor financieel beheer, verantwoording en intern toezicht’ en de handreiking ‘Sturing Semipublieke Sector’ vormen de basis voor ons risicomanagement- en controlesysteem. In dit publiek jaarverslag geven we inzicht in de stand van zaken van het risicomanagement- en controle systeem en de uitkomsten daarvan in het boekjaar 2022.
Nederlands Loodswezen is blootgesteld aan strategische, operationele, financiële, verslagleggings- en compliance risico’s. Ter beheersing hiervan gebruiken wij een risicomanagement- en controle systeem dat aansluit op het gedachtegoed van The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO).
Ons risicomanagementsysteem kent een beperkte scope. Voor het publiek jaarverslag 2022 beperken we ons voor de strategische risico’s tot de gedeelde key risks. Dit zijn risico’s die van toepassing zijn op meerdere entiteiten binnen het Loodswezen. Of ze hebben een zodanige impact op één entiteit, dat het de hele organisatie raakt in de realisatie van de strategische en lange termijn doelstellingen. De entiteiten hebben in 2022 het risicoregister geactualiseerd. In het risicoregister zijn de key risks en de daarbij horende risicobeheersmaatregelen benoemd. Of deze beheersmaatregelen aanwezig zijn en voldoende effectief werken, wordt jaarlijks beoordeeld. Het is de ambitie van het Loodswezen om in 2023 het risicomanagementsysteem verder te ontwikkelen.
Het doel van het controlesysteem is het vergroten van de mogelijkheid om (bij) te kunnen sturen en om beter vast te kunnen stellen in hoeverre onze risicobeperkende beheersmaatregelen daadwerkelijk effectief zijn.
In dit hoofdstuk lichten we een aantal pijlers van ons risicomanagement- en controlesysteem toe.
RISICOGOVERNANCE
Uitgangspunt bij de inrichting van de risicogovernance in 2022 is het ‘three lines of defence-model’. Proceseigenaren (de eerste lijn) identificeren hun risico’s, rapporteren en beoordelen deze risico’s en zetten ze - dit waar mogelijk - af tegen de risicobereidheid.
De tweede lijn stelt de kaders, geeft advies, monitort en zorgt ervoor dat het Loodswezen voldoet aan relevante wet- en regelgeving. In 2022 is het proces voor het monitoren uitgebreid met betrekking tot het financial en tax control framework. De risico’s, beheersmaatregelen en processen zijn opgenomen in een centraal framework waardoor een eenduidige werkwijze wordt gehanteerd..
De derde lijn (de interne auditfunctie) voert operational audits uit gericht op diverse processen waarbij mede de effectiviteit van het risicomanagementsysteem getoetst wordt.
Voor het jaar 2022 zijn de auditcharter en de auditopdrachten voor de diverse entiteiten vastgesteld en deels uitgevoerd door de interne auditfunctie. In 2022 zijn audits uitgevoerd op de processen: Inning en facturatie loodsgelden van de regio Amsterdam IJmond, frequentiekorting Rotterdam Rijnmond en Amsterdam IJmond, inleenkrachten. Daarnaast is een nulmeting AVG uitgevoerd. Ook is gezamenlijk met de Chief Information Security Officer (CISO) de voorbereiding gedaan voor de security assessment die bestaat uit de penetratie hacktest en het social engineering onderzoek. In het vierde kwartaal heeft een externe partij deze onderzoeken uitgevoerd en het rapport opgeleverd. De verbeterpunten zijn vastgesteld en worden in 2023 verder geïmplementeerd.
PLANNING- EN CONTROLCYCLUS
Om de doelstellingen van het Loodswezen (Zie Missie, Visie en Strategie) te behalen, nemen de diverse entiteiten in de jaarlijkse begrotingen de benodigde investeringen, activiteiten en projecten met bijbehorende budgetten op. Het bestuur van een afzonderlijke entiteit stelt de begroting op en de ledenvergadering of vergadering van vennoten stelt deze vast. De voortgang van de activiteiten en projecten wordt gedurende het jaar gemonitord, onder meer door kwartaal- en maandrapportages.
Voor het signaleren van financiële risico’s en het voorspellen van onze financieringsbehoefte hanteren wij een meerjarenbegroting en een financieringsplan voor de middellange termijn
We leggen verantwoording af over de resultaten en het gevoerde beleid in de jaarverslagen. Daarnaast stellen we jaarlijks een kwaliteits- en financiële verantwoording op.
NORMEN, WAARDEN EN CULTUUR
De normen, waarden en cultuur zoals beschreven in de Missie, Visie en Strategie van Nederlands Loodswezen vindt u in de subparagraaf Kernwaarden. Met onze gedragscode, kernwaarden, klokkenluidersregeling, alcohol- en drugsbeleid en ons beleid ten aanzien van maatschappelijk verantwoord ondernemen laten we zien wat wij belangrijk vinden in het zakelijke en maatschappelijke verkeer.
Bewustzijn, toepassing en naleving van de gedragscode en bijbehorende kernwaarden dragen bij aan het voorkomen van integriteitsrisico’s. Alle nieuwe medewerkers krijgen tijdens hun inwerkprogramma een toelichting op onze gedragsregels. Aspecten als cultuur, werkdruk en bekendheid met de bedrijfscode komen ook terug in de onderzoeken naar de medewerkerstevredenheid en de arbeidsvoorwaarden. In 2023 wordt een nader onderzoek gedaan naar de heersende bedrijfscultuur binnen het Loodswezen.
“We willen een goede werkgever zijn voor al onze collega's. Dat betekent niet alleen goede arbeidsvoorwaarden, maar ook een veilige werkcultuur.”
Nancy van der Drift, manager human resources Nederlands Loodswezen B.V.
Voor de registerloodsen is de gedragscode niet van toepassing, maar wel de Beroepsuitoefeningverordening registerloodsen. Hierin committeert de registerloods zich in zijn beroepsuitoefening te gedragen naar de bestaande regels, verordeningen en voorschriften. Ook geeft hij aan dat hij zal handelen zoals van een goed registerloods verwacht mag worden.
KWALITEITSMANAGEMENTSYSTEMEN
De vier regio’s voldoen aan de Internationale Standard for Pilot Organisations. Dit is een internationaal kwaliteitsmanagementsysteem van, voor en door loodsen (zie www.ISPO-pilots.com) en de loodsenorganisaties. Het ondersteunende bedrijf Nederlands Loodswezen B.V. voldoet aan de ISO 9001-2015-norm. Door deze ISO-certificering laten wij zien dat we voldoen aan de internationale eisen op het gebied van kwaliteitsmanagement (KMS) en continu gericht zijn op het verbeteren van processen en het managen van bedrijfsrisico's. Daarnaast voldoet Nederlands Loodswezen B.V. als reder aan de ISM-code. Dit is een internationale managementcode voor de veilige exploitatie van schepen en voorkoming van verontreiniging. Deze drie kwaliteitsmanagementsystemen worden door een onafhankelijke partij getoetst (Lloyd’s Register).
.jpg)